В любом случае, внедрение в организации системы электронного документооборота это вопрос целесообразности. Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Можно также у компании-разработчика приобрести техническую поддержку или обучение работе с системой электронного документооборота сотрудников вашей организации. При этом следует помнить, что реализация самых эффективных технологий по обработке документов и извлечение информации со стопроцентной достоверностью, возможно только тогда, когда документы представлены в структурированном виде. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Если этот вариант вам не подходит, внедрение системы электронного документооборота можно провести силами специалистов компании-разработчика ПО. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Стоимость этого решения будет определяться по результатам исследования проекта специалистами компании-разработчика. Главное, нужно детальное знание информационных потоков современного предприятия, знание существующих на предприятии бизнес-процессов, знание существующей IT среды, а также знание предпочтений пользователей. СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Но с другой стороны не прекрвщает мучить
системы документооборота
вопрос целесообразности и экономической эффективности внедрения. Таких бумажных внедрений, к сожалению, у нас пока немало. Делая выбор СЭД, необходимо избегать системы документооборота чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких системы документооборота систем с другими корпоративными приложениями. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Вот несколько примеров: регистрация корреспонденции (входящие, исходящие); электронный архив документов; согласование и утверждение ОРД; контроль исполнения документов и поручений; автоматизация документооборотов процесса; управлени библиотекой книг (book management); библиотека регламентов управленческих процедур; оформление командировок; организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений; система контроля выполнения должностных инструкций. Очень часто в компании складывается следующая ситуация: руководство хочет внедрить систему электронного документооборота, поскольку устали от продолжительных согласований, сложного поиска документов, несогласованности действий подразделении, и т. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не «вбивать» вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована. Кроме того, разработчики должны обеспечить проведение как технических консультаций системы документооборота так и консультаций по использованию продукта, необходимойсистемы документооборота
настройке системы для эффективной поддержки имеющихся в компании бизнес-процессов, проведение обучения и семинаров, разработку техническихсистемы документооборота
заданий и бизнес-консалтинг. системы документооборота Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа. Кроме этого, чтобы внедрение системы документооборота оказалось эффективным, менеджменту компании стоит позаботиться о подготовке информации для обработки системой именно в структурированной форме. Это и государственные учреждения, и крупные холдинги, и операторы мобильной связи, и банки и многие другие компании и организации, названия которых всем известны. Помимо этого: Знание общих принципов построения электронных архивов; Знание основных методов анализа и представления бизнес процессов; Знание государственных стандартов делопроизводства и канцелярии; Знание принципов построения распределенных систем в общем и электронного документооборота, в частности; Наработки в сфере автоматизации документооборота и делопроизводства как в средних, системы документооборота
